10 начина за оптимизация на ERP системите

Предлагаме ви десет начина да подобрите работата на вашите настоящи и бъдещи ERP (Enterprise Resource Planing) системи

ERP системите са традиционно скъпи приложения. Те са сложни за използване и далеч не толкова гъвкави, колкото понякога ни се иска – особено след като веднъж са настоени и пуснати в реална употреба. Внедрени правилно обаче те са изключително мощен инструмент за организация и оптимизация. Затова в крайна сметка те могат да се превърнат във водещ елемент от растежа на бизнеса, подобряването на организационната структура и ефективност на работа.

Ето някои идеи как да опитимизирате вашите настоящи и бъдещи ERP системи, за да може да ги използвате по-добре и ефективно и да намалите негативите, които неизбежно всяко едно приложение притежава.

1. Оптимизирайте лицензите на системата. Независимо на какъв модел на лицензиране сте – конкурентен или поименен, твърде често организацията на потребителите не е достатъчно добре направена. Напуснали фирмата потребители продължават да се водят в системата, липсва система за оптимизация на включените към сървъра потребители, не се наблюдава натоварването на системата и не може да се прецени каква бройка лицензи са нужни за реалната работа. Оптимизирането на този параметър може да ви даде съществени предимства по отношени на ивестицията, която правите за вашето приложение.

2. Оптимизирайте поддръжката на системата си. Която и да е ERP система има нужда от текуща поддръжка, и като правило колкото по-голяма е системата, толкова повече поддръжка е нужно. Често обаче във фирмите има голям брой персонал, който се занимава с поддръжката на вече стартирана система, а тя може да няма нужда от такъв обем работа. Ако внедряването ви позволява, можете да използвате външна поддръжка за системата вместо вътрешен персонал. Ако имате наистина много голям проект и е оправдано съществуването на вътрешен екип, можете да потърсите начин да диверсифицирате натоварването на вътрешния ви екип, който наблюдава системата като потърсите допълнителни активности за вашия екип – обучения, поддръжка на други системи и др.

3. Потърсете професионална помощ при планирането, развитието и имплементирането на дадена система. Ако имате вътрешни потребители, които са добре подготвени и познават в нужния детайл как се внедрява една система, най-добре използвайте тях за целта. В общия случай обаче фирмите нямат ясна идея как ще изглежда едно такова решение, как да се внедри или дори как да се избере софтуер за внедряване. Липсата на тези умения често води до лошо подбрани системи, не добре внедрени системи и като цяло – неефективно използван продукт. Цената на продукта не е най-големият проблем при тези случаи – най-големият проблем е ако ги внедрите и те реално намалят вашата производителност, а не я увеличат.

4. Вътрешният Проджект мениджмънт е изключително важен. Често клиентите смятат, че когато платят една система и внедряването й, те ще получат работещ продукт. Нашият опит от голям брой внедрявания показва, че поне 60-65% от усилията по внедряването като време се отделят от вътрешните потребители, а не от внедрителя. Това прави насочването на вътрешните усилия и правилното управление на вътрешните ресурси основен фактор за успеха на проекта. Подбирането на правилния екип, осигуряването на нужното за системата време за работа и доброто вътрешно планиране са фактор, който не бива да пренебрегвате.

5. Често ERP системите се внедряват като монолитни системи – обхващащи всички звена, и това обикновено е най-директният и лесен начин за внедряването им, но не винаги е най-добрият. Разгледайте силните и слаби страни на системата, която ползвате, и преценете дали няма да се окаже, че други софтуери ще работят по-добре за определени цели. Може да се окаже, че за управлението на вашите търговски обекти по-смислено е да имате самостоятелно POS решение. Може би за пътуващите ви търговци е по-добре да имат самостоятелно мобилно решение за търговия. Може производството ви да е такова, че да се налага използването на специализиран софтуер. Тези решения могат значително да подобрят ефективността на работа с вашите системи.

6. ERP системите са отлични обединяващи системи, за съжаление не са толкова добри в някои от специфичните функционалности, които ви се налага да използвате. Едно от нещата, които повечето системи не правят добре, е да генерират комплексни анализи на данните. Най-често няма смисъл да се опитвате да добавяте все повече и повече сложни справки във вашето ERP, които имат строго дефинирана структура и при всеки нов нужен елемент трябва да имате процес на заявка, разработка, тестове и старт на нов отчет. Ако изискванията ви са на принципно по-високо ниво, а това обикновено става няколко години след старт на една ERP система, може би по-добрият вариант е да потърсите друго решение за вашия проблем – BI или друга система от подобен род.

7. Преценете какво е смислено да изисквате от вашето ERP и какво не е. Понкога хората целят да използват системите за неща, за които не задължително са пригодени. Например за въвеждане на техническа инфромация за дадено производство, или за координатите на движението на автомобилния парк – или за някаква друга цел, която ERP системата ви вероятно не може да удовлетвори добре. Важно е ако имате изисквания да пазите такива данни да ги съхранявате по подходящ начин и в подходящо за това приложение. Ако се налага – направете интеграция с вашето ERP, но по-често не е най-добрата идея да го използвате като основно място за съхранение на всякакви данни.

8. Често ERP системите се внедряват в обхват твърде малък или твърде неефективен за фирмата. Много фирми внедряват системите само като финансово-счетоводен софтуер – за рипортинг към фирмата майка или към топ мениджмънта. Понякога се внедряват системи самостоятелно, когато могат да се внедрят интегрирано – например самостоятелна ERP система и самостотятелна система за управление на склада без връзки между тях. Когато можете да направите интеграция между двете и има бинес смисъл от това, добре е да го направите. Това спестява усилия и време на вашите служители, освобождава ги от тривиални задачи – като въвеждане на информация, и им дава възможност да се фокусират върху правилните задачи – как да развиват вашия бизнес.

9. Отделете сериозно внимание на това какви отчети и информация генерирате от вашата система. Едно е да стартирате системата в реални условия, а съвсем различно – да извадите цялата полезна информация от нея. Разбира се това не означава, че не трябва да се стремите към оперативната работа – ясно е, че тя е първата и може би най-трудна крачка и от процеса на ефективно внедряване на една ERP система. В същото време обаче ако спрете дотам, няма да се ползвате от възможностите, които системата ви дава напълно. Като правило колкото по-високо в йерархията са потребителите на една система, толкова повече информация ползват и по-малко данни въвеждат. Така че е добре вие да се опитате да осигурите нужното на всяко едно ниво – добри интерфейси, настройки и функционалности за оперативна работа за въвеждащите данните от една страна, а от друга – добри възможности за извличане на информация и отчети за мениджмънта.

10. Изисквайте от хората във вашия екип и от внедряващата фирма да се постигат реални резултати от внедряването. Основната цел на едно внедряване не е да се внедри система. Основната цел е да се постигнат повече възможности за работа, по-висока ефективност, по-добър контрол, по-добра информация, по-добро планиране. Все идеи, които са основен мотив за старта на едно внедряване, но които рядко се преследват след като самото внедряване стартира. Най-често е добре при внедряване или след внедряване да се опитате да постигнете тези цели. Когато говорим за склад – задайте например на вашите служители задача да оптимизират склада като обем и стойност. При поръчките за продажба – можете да дадете на вашите търговци задача да анализират продажбите и структурата от маржове, и да потърсят начин как да продават повече и при по-добри печалби. Ако имате разносна търговия или логистика – бихте могли да зададете на вашите служители задача да оптимизират маршрута си, или обема на транспортираната стока, така че да сте по-ефективни. При доставките – дайте например задача на хората си да се опитат да правят по-точни доставки, на база на по-точните планове за складови наличности и продажби. Като цяло препоръката е – не оставяйте внедряването на ниво внедряване.

Ако мога да обобщя по някакъв начин казаното, той би бил следният: ERP системите често са цел за фирмите, но те трябва се разглеждат повече като средство. Това средство има определени възможности, предимства и недостатъци, справя се перфектно с някои задачи и не толкова добре с други. Затова открийте какво можете да постигнете и да го постигнете добре с вашата система, и опитайте да го направите.

Стефан Марков, Мениджър в Ринамар ЕООД
Източник: CIO

За контакти:

РИНАМАР ЕООД

бул. България 110, сграда А, ап. 5

София 1618, България

e-mail: Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите.

Follow Us