Вижте нашето обучение за ERP в Udemy

Вече с над 1000 студента

Вижте още

 Нов бизнес софтуер?

Можем да изберем най-подходящата система за вас

Вижте още

Ние знаем ИТ

Използвайте ИТ ефективно с нас

Вижте още

Процеса по контролиране на документи включва няколко процедури:

    1. Одобрение на документ - Преди да влезе в употреба един документ, той трябва да бъде одобрен и проверен за точност и/или адекватност. В системите за управление на документи на хартиен носител, това обикновено се постига, като се изисква упълномощените лица да подпишат или да парафират документа. Процесът може да се окаже сложен и отнемащ доста време, особено ако документът изисква одобрението на няколко служители от различни отдели, а когато отделите са разпределени в различни географски точки, сложността се увеличава.

    2. Периодично преглеждане, преработване и повторна оценка на документ - ISO 9001 включва процедура за контрол на качеството на документа, като се изисква от компаниите те рутинно да преразгледат своите документи за продължаване на валидността им. Важно е да се отбележи, че това изискване надхвърля понятието за ревизия на документ. То включва процеса на извършване на периодични проверки, с напомнящ характер, които да определят дали информацията, съдържаща се в документа е все още точна и актуална. В зависимост от констатациите, документът ще бъде запазен, редактиран или актуализиран. Тези прегледи на документи могат да бъдат зададени периодично, като например, веднъж годишно, при възникване на бизнес събитие (например смяна или нов продукт), технологични нововъдения или друго. Успехът свързан с качествения контрол на документите  в голяма степен зависи и от служителя, от неговата дисциплинираност и ежедневна му натовареност.

   3. Определяне на сатус на документ - Актуалната версия на даден документ трябва винаги да бъде лесно идентифицирана.
Тази важна процедура при контрола на качеството забранява използването на остарели или неодобрени документи, които могат да компрометират съответствието. В Vivaldi Document Control актуалната версия на документа се предоставя автоматично. Докато при управление на документи на хартиен носител, човешкия фактор може да доведе до грешки при проследяване и идентифициране на актуалната версия на документа.

   4. Достъп до документ - Ако нямате сигурен и бърз достъп до актуални версии на документи, когато това ви е необходимо, то полезността от документите се губи. Лесният дстъп до документи през целия им жизнен цикъл е строго задължителен и нужен за осигуряване на качеството.

Както сами виждате, основните процедури в управлението и контрола на документи са сравнително прости и простота е от ключово значение. Някои компании допускат грешката като не прилагат достатъчно метода за периодично преразглеждане на документите си или включват твърде сложни процедури при тяхното управление, това води до  неяснота и прекомерно предлагане на ненужна информация. Vivaldi Document Control следва добрите практики в управлението на фирмената документация, като увеличава драстично ефикасността и ефективността на органзиацията.

Ползи от Vivaldi Document Control:

  • Vivaldi Document Control осигурява достъп до актуалната версия на документа, като системата архивира автоматично всички по-стари версии. Слижителите и работниците имат достъп само до последно публикуваната версия, а мениджъра по качество има достъп до архива и историята на документа, включващ по-стари версии с дата и номер.
  • Vivaldi Document Control се характеризира с бързо разпространение на документите до отговорните лица, като документа преди публикуването в системата преминава през предварителна оценка и одобрение. В зависимост от зададените настройки в системата документа се публикува при пълен консенсус на отговорните лица.
  • Vivaldi Document Control осигурява пълен мониторинг и проследимост при одобрение на документ, а така също спестява време при изпъление на процеси свързани с докуемнти - разглеждане, редактиране, оценяване, публикуване, преразглеждане и други.
  • Vivaldi Document Control задава права за достъп до документи, като системата за контрол и управление на документи е пряко свързана с организационната структура и по-конкретно с позицията на служителя. Потребителите на системата имат различни права за: разглеждане, редактиране, изтриване, оценяване, публикуване, консултиране,задаване на права, достъп до история или архив.
  • Vivaldi Document Control гарантира че всички изисквания за качество: ISO 9000/9001, ISO 13485, ISO 14000/14001, ISO 14971, ISO 17025, ISO 22000, HACCP, TS 16949; TL 9000; AS 9100; cGxP, 21 CFR Part 11, QSR дял 21, част 820, A2LA, OHSAS 18001, както и много други са изпълнени и работят в съответсвие със стандарта.

Можете да прегледате брошурата на продукта ни тук.

За повече информация, моля свържете се с нас!

За контакти:

РИНАМАР ЕООД

бул. България 110, сграда А, ап. 5

София 1618, България

e-mail: Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите.

Follow Us