Фатални грешки при проектите за внедряване на бизнес системи

Когато стартираме един проект, ние не знаем със сигурност пред какви препятствия ще се изправим. Дали проектът ще е труден или лесен, дали ще е успешен или не, дали хората ще възприемат системата или не, дали тя ще се използва активно или ще остане по-скоро поредната трудност в работата на хората. Дори най-добре финансираните проекти и най-високия клас системи могат да се окажат не достатъчно добри или дори пречещи на работата, и носещин на фирмите огромни разходи за поддръжка. Дори най-добре обмислените решения и най-добре подготвените проекти понякога могат да се окажат твърде трудни за изпълнение или дори неуспешни.

Защо това е така? Защото наистина сериозните бизнес ИТ проекти носят със себе си много висока степен на сложност. Една ERP система например трябва да може да работи са всички основни отдели на фирмата – доставки, продажби, финанси и счетоводство, склад, производство, проекти, и често анализи и справки. Грешка в само един от тези отдели може да направи системата неизползваема, забавяне само в един от елементите на проекта може да забави стартирането на цялата система или дори да постави под риск успеха на проекта. А предвид на тоталната проямяна, която този клас системи обикновено носят, не може да се каже, че има липса на възможности такива грешки да се допуснат – дори напротив. Именно затова реших да разкажа за някои от грешките, които е възможно да се допуснат при внедряването на бизнес системи и които надявам се ще помогне на фирмите внедряващи бизнес системи вбъдеще. Невъзможно е да се разкажат в рамките на една статия всички възможни грешки, но се надявам написаното да ви бъде от полза. Описаните по-долу истории се базират в огромната си част на реални ситуации, имената на компаниите разбира се не са представени.

Грешка 1 – Каква е целта на системата

Фирма X, която е в основната си част собственост на чуждестранни партньори, решава, че има нужда от внедряването на ERP система, с която да поддържа отчетността към фирмата майка. Избраната система е подобна на тази на фирмата майка и е ERP продукт от висок клас. Целта на внедряването е една – отчетените финансови резултати да се прехвърлят бързо към централата и тя да има цялата финансово-счетоводсна отчетност налична при себе си.

За жалост целите на проекта не включват адаптиране на системата към местната действителност, няма предвидено включване на никои други отдели освен финансово-счетоводен, не е предвидена и адаптация към конкретната финансово-счетоводна отчетност, която се води във фирмата преди внедряването. Единствената поставена цел пред проекта е системата да се пусне и да обхване нужната на фирмата майка информация.

Проектът е успешен. В рамките на така дефинараната цел. От гледна точка на потребителите – сега те имат една доста по-трудна и не особено добре адаптирана към собствените им сметкоплан и счетоводна политика, интеграция с каквито и да е други системи – включително производство и основни складове липсва, а на практика работат на хората като цяло е затруднена. Цената на внедряване е съществена – както за лицензи и хардуер, така и за текуща поддръжка на системата. На практика единствените хора, за които внедряването има смисъл, се оказват служителите на фирмата-майка.

От моята гледна точка, проектът е бил формулиран неправилно още при своя старт. Да, разбира се фирмата майка трябва да получава нужната информация, но цената за това не би трябвало да бъде, че десетки служители ще са изключително затруднени в работата си и фирмата ще прави огромни разходи за постигането на тази информация. Днешните ERP системи, дори тези от среден клас, дават доста възможности за подготовката на отчетна информация в нужния разрез за собствениците, като в същото време могат да се адаптират към реалните нужди на потребителите и да обхванат голяма част или цялата основна оперативна дейност. Именно тогава се постига най-добрия ефект от работата на една такава система. Смятам, че е важно да се заздадат оптимални и смислени цели, защото грешка още на този етап може да има доста негативен ефект върху получения краен резултат.

Грешка 2 – Чакаме нещата да се случат

Много хора смятат, че когато един софтуер е скъп, то той трябва да може да прави всичко. Също така много хора вярват, че когато си плащат за услугата, трябва да получат готова и работеща система без особено тяхно участие. И двете неща са неверни – няма софтуер, колкото и скъп да е той, който да може да прави всяко нещо, което си поискате. А ако вие активно не участвате в проекта, вероятността е, че той няма да бъде успешен.

Фирма Y започва внедряването на ERP решение. Началото е удобрено и скъпо – платени са аванси, купени са предварително всички лицензи – и то с обща бройка равна на очакваните потребители, въпреки че системата поддържа конкурентни потребители и реалното натоварване ще е много по-малко. Назначен е добре платен мениджър на проекта, който да движи организацията по внедряването.

Мениджърът на проекта обаче се оказва без почти никакъв практически опит с такъв клас решения, а самите служители имат много разнородни мнения по въпроса кой какво и кога иска. Разнородни са и мненията кой кога може да присъства и да участва в проекта.

В резултат проектът е забавен неимоверно от тривиални проблеми и от няколко месеца продължителността му нараства на няколко години. По-лошото е, че резултати от проекта липсват – системата не е стартирана, има план да се пусне за част от отделите, но без ясна визия как тя ще работи за цялата фирма и като цяло нещата вървят на зле. Мениджърът на проекта, въпреки че получава добра заплата, започва да си търси работа, защото от една страна е ясно, че нещата не се движат добре, от друга – дори на него му омръзва да губи време по цял ден и да очаква нещо да се случи.

Къде е грешката в случая – те всъщност са много, но основната е, че ръководството на фирмата е подценило сложността на един такъв проект, предоверило се е на доставчика по отношение на това какви разходи трябва да се направят при старта, и разбира се избрало е неправилния човек да управлява проекта. В резултат разходите надвишават многократно предварително планираните разходи, но дори и при тях ясна визия за бъдещето на практика няма.

Грешка 3 – Правилният партньор

Фирма Z решава да внедрява комплексно решение за продажби и мобилно обслужване на склад. Решението изглежда отлично на ниво презентация, но след старта на проекта се оказва, че нещата не са толкова лесни.

Първо, интеграцията със внедряваната в момента ERP система се оказва доста по-сложна от предвиденото. Решението няма нужните средства да подава нужната информация към системата. А самата бизнес функционалност, която е представена на презентациите, се оказва не е изцяло завършена и тествана. В резултат се оказва, че за правилното функциониране на крайното решение е нужно доставчика да напише и изтества не малко количество код, което трябва да се направи ударно и надеждно, за да може всички обекти на фирамата да работят под системата в предвидения срок.  

В действителност обаче се оказва, че доставчика няма капацитета да подготви всички нужни промени в нужния срок. В резултат продължителността на проекта нараства в пъти над предвидения предварителен срок, като в същото време се оказва, че старото решение няма нужните възможности да подава коректна информация към вече стартираната ERP система. Служителите на фирмата се принуждават да превъвеждат цялата информация, която досега е била интегрирана със стария счетоводен софтуер, с което на практика дублират работата на своите колеги от цялата страна. С огромно забавяне в крайна сметка системата стартира, но цената е изключителното натоварване на служителите, закъснение на всички срокове за пуск на системата, забавяне на всякаква отчетност във фирмата с месеци, неправилно планиране на доставките поради липса на нужната оперативна информация – и като цяло неефективно похабени ресурси.

Това са само малка част от примерите за сериозни грешки, допуснати при внедряването на бизнес системи. Целта на тези примери е да ви даде реална представа за това колко разнообразни и неочаквани може да са проблемите, които срещате в работата, и надявам се – да ви помогне да избегнете подобни грешки при вашите бизнес ИТ проекти. Ясно е, че не може да изчерпаме всички възможни грешки дори и в цяла книга, но ще се радвам ако след този прочит успеете да избегнете поне тези проблеми за които съм споменал, също би било добре серозно да се замислите при избора на ръководител на вашите бизнес софтуерни проекти.

Стефан Марков, Мениджър в Ринамар ЕООД
Източник: CIO

За контакти:

РИНАМАР ЕООД

бул. България 110, сграда А, ап. 5

София 1618, България

e-mail: Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите.

Follow Us