Силните страни на ИТ

Последните няколко години темата оптимизация на ИТ ресурсите стана изключително интересна. Тя е една от основните причини за навлизането на технологии като сървърна виртуализация, виртуализация на дискова подсистема, cloud computing, на концепции като thin provisioning, и т.н. Аз обаче искам да засегна една друга тема, която всъщност остава често по-встрани от основния разговор, но е без съмнение поне толкова важна – какви оптимизации за фирмата могат самите ИТ ресурси да дадат. Ясно е, че е важно ИТ звената вътрешно да оптимизират своята работа чрез по-добри технологии, системи, решения но за мен дори по-важно е те да предлагат оптимизация и повече възможности на фирмата като цяло, защото в крайна сметка това вероятно е основна цел на съществуването им в нея.

Една от главните оптимизации, които ИТ може да донесе на фирмата, са по отношение на организационната структура и персонала. ИТ и технологиите като цяло са сред основните фактори днес, водещи до повишаване производителността на труда, намаляване на рутинните задачи и съответно намаляването на служителите, занимаващи се с тях. Колкото по-сложни са технологиите обаче, толкова по-високо квалифициран е персоналът за поддръжка и развитие на тези системи, което индиректно води до заместване на голямо количество ниско квалифициран труд с малко количество високо квалифициран и високо платен труд.

Или поне така би трябвало да се случват нещата когато проектите са добре разработени. Ако например пускате нова бизнес система – ERP, CRM или друга подобна, и в резултат броя на хората, които са назначени във фирмата се увеличи – защото системите са толкова сложни, че настоящият екип не може да ги ползва достатъчно лесно, нещо вероятно не е направено както трябва. Това не значи, че при всеки бизнес ИТ проект трябва да се търси намаляване на персонала – проекти като BI например рядко водят до намален персонал, защото основната им цел често е по-добри, бързи и детайлни анализи. Освен ако във фирмата няма голямо звено, занимаващо се именно с това, ефектът на тези проекти идва от по-добрата и навременна информация. В големите ERP, BPM и др. ключови интеграционни проекти, които обхващат едно или няколко съществени звена във фирмата, обикновено броят на заетите с по-тривиални задачи намалява.

Как се постига този ефект? Обикновено благодарение най-малко на два елемента – възможността за автоматизация на стандартни задачи и възможността от елиминиране на дублирането на информация. Примери за автоматизация на задачи е автоматичното начисляване на амортизации за данъчен и счетоводен амортизационен план в счетоводството, или автоматичното генериране и изпращане на справки в определен час на деня при анализите, или пък автоматичното импортиране на информация от мобилни терминали в ERP системата при продажбите – все задачи които инак биха искали голямо количество човешки труд. Що се отнася до дублирането на информация – може би най-добрият пример са ERP системите, при които отпада двойното въвеждане на много документи – например фактурите за доставка. Преди тях това се случва най-често веднъж в отдел склад и доставки, и веднъж – в счетоводството. Така ако преди е имало нужда от двама служителя за работа с определен тип доставни документи, след въвеждането на системата е сравнително лесно работата да се пренасочи към единия от двата отдела – или счетоводен, или доставки, като другият остава с контролни функции, което води до намаляване на човешкия труд.

Не бива да се забравя, че тези сложни системи обаче изискват допълнителен персонал за администрация, наблюдение и развитие. Практиката като цяло показва, че ако проектът е направен правилно, бройката на допълнителните хора не е висока, а дори допълнителна оптимизация може да се търси с аутсорсването на тази услуга към външна фирма. Въпрос на добро изпълнение на проекта и фокус върху оптимизацията е фирмата да постигне по-ефективно управление на персонала.

Оптимизацията на персонала не е единственият параметър, който ИТ може да направи работата на фирмите по ефективна. Друг такъв е например движението на материални запаси – стоки, материали, готова продукция и др. Колкото по-голяма става дейността на една фирма, толкова по-сложно става движението на материалните запаси и толкова по-сложно става планирането им. Също така като правило колкото по-сложно и проектно насочено е производството, толкова по-сложна става доставката на материалните запаси и техният транспорт.

Дали може тази задача да се решава без ИТ средства? Разбира се – всъщност повечето от отделите за доставки и проекти в България вероятно биха казали, че тя трябва да се решава основно в ръчен режим, защото условията се менят, проектите се променят, и изобщо защото видимостта е твърде къса. Дори в този случай обаче те разчитат на информация от системи като ERP, които могат да дадат точна оценка на склада, нужните доставки в обозримо бъдеще (при въведено планиране), срокове на доставка на съответните стоки и материали, срокове на производство, капацитетни ограничения и др. В резултат смесицата от автоматизирана информация и субективно планиране често върши достатъчно добра работа.

В идеалният вариант обаче цялото планиране може да се направи директно с ИТ средства, което силно намалява вероятността от скъпи грешки като пропусната доставка на важни елементи, неправилно планирано и невъзможно за изпълнение производство – водещо до неустойки, или пък надпланирани доставки от дадени артикули.

Нещата придобиват още по-сложни аспекти при ключови договори, при които има гарантирано време за реакция, или се сервизират системи с огромна важност – например технологични системи в ядрени електроцентрали. В тези случаи правилното планиране на наличности и доставки, както и възможността за бърза реакция, са много важни –  и без съмнение ИТ средствата могат да играят позитивна роля тук. Такава една оптимизация може да дойде от автоматичното планиране на доставки, производство и транспорт, или от по-добрата информация за актуалните потребности, стоки на път и срокове на доставка, или дори само от фактът, че може да се генерира точен склад в реално време и артикулът бързо да бъде открит или доставен, което да спести много време и усилия на екипа.

Въпреки всичко казано обаче, може би най-важният оптимизационен фактор, който ИТ могат да дадат на фирмите, е оптимизацията на време. Ако една справка може да се създаде в ръчен режим за 3 дни, а в автоматичен – за 5 минути, това е съществено подобрение. Не само защото ще се спести ръчен труд на хората, които ще се занимават с изготвянето на справката, но защото ще се спести време на мениджърите, които имат нужда от тази информация, за да работят.

Често стойността на времето се пренебрегва, но в действителност то е един от най-скъпите ресурси. Представете си, че няколко мениджър във вашата фирма имат средно дневна заплата от 100 лв. Представете си, че за вземане на дадено решение петима от тях трябва да си направят първо предварителна среща за анализ на нужната информация, след това да поръчат генерирането на нужните за нея данни, да ги вземат в суров вид и да ги обработят до нужното ниво, след това да направят поне още една среща за вземане на решение, и след това то да се изпълни. Времето, което ще им отнеме всичко това нека условно определим на два дни работа. Това означава, че цената на това решение е 100 x 5 x 2 = 1 000 лв.

Да кажем, че при автоматизирана система бихте могли да генерирате справката много по-бързо, както и да я доведете лесно до удобен за използване вид, при което средното загубено време на мениджърите става, да кажем един ден. Това директно води до спестяване на 500 лв. време на мениджърите, което им дава възможност да се занимават с повече и по-важни задачи. Освен това дава възможност за ускоряване на процеса на вземане на ключови решения, което много често е изключително важно за развитие на фирмата.

Може да се каже, че колкото по-нависоко се качваме в йерархията на една фирма, толкова повече спестяването на време става по-важно и ИТ могат да имат съществен елемент за това. Не само чрез употребата на бизнес системи, но дори директната работа с ИТ средства – надеждни и бързи компютърни системи, висока скорост на достъп до Интернет или Интранет ресурси, простотата и надеждността на ИТ инфраструктурата, употребата на подходящи аудио-визуални средства при работата на хората във фирмата, бързата и качествена реакция при обслужването на проблеми, и др. В този случай добрата ИТ работа може да спести наистина много време и усилия на служителите, за да могат те да се концентрират върху наистина важните свои задачи.

Като цяло на ИТ отделите днес продължава твърде често да се гледа като на разходен център. И това е може би отчасти свързано с подхода на ИТ мениджърите към останалите отдели – когато обаче ясно се покаже, че ИТ системите не просто осигурявате дадена услуга, но и реално водят до спестявания на ресурси на фирмата, това е един добър начин да се обърнат ИТ инвестиционните проекти от разходни в приходни, или поне такива, по които има добавен приход за фирмата. Това променя директно логиката на работа на ИТ, които вече не трябва да се разглеждат като самостоятелно обслужващо звено, а се превръщат интегрална част от фирмата и активно помагат за нейното развитие.

Стефан Марков, Мениджър в Ринамар ЕООД
Източник: CIO

За контакти:

РИНАМАР ЕООД

бул. България 110, сграда А, ап. 5

София 1618, България

e-mail: Този имейл адрес е защитен от спам ботове. Трябва да имате пусната JavaScript поддръжка, за да го видите.

Follow Us